Ein Projektauftrag muss her! Aber wie?

Welche Information gibt es bereits?

• Gehen Sie nie davon aus, dass das ohnedies alle wissen!
• Die Aussagen zusammentragen, sichten und bewerten führt zu einer ersten Version der Projektbeschreibung. Die Erfahrung zeigt, dass es unabdingbar ist, eine derartige Beschreibung schriftlich zu machen und die darin enthaltenen Aussagen auf Konsistenz und Widerspruchsfreiheit zu prüfen!
• Legen Sie es schriftlich fest und lassen Sie es bestätigen (also unterschreiben).
• Selbstverständlich kann und muss jeder laufend dazulernen und besser werden. Das darf aber nicht dazu führen, dass „einfach so“  heute nicht mehr gelten soll, was gestern noch Projektvorgabe war!

Rechtliche und legistische Rahmenbedingungen im Detail klären:

• Es ist ein wichtiger Unterschied, ob es sich um ein intern oder extern zu vergebendes Projekt handelt. Bedenken Sie von Anfang an die unterschiedlichen Prozess- und Genehmigungsschritte.
• In vielen Fällen sind für externe Projekte genau festgelegte Schritte für eine Ausschreibung zu beachten – insbesondere kann es durch formale Gründe zu enormen Verzögerungen kommen!
• Welche speziellen Vorschriften sind zu beachten? Beispielsweise unterliegen Bauvorhaben sehr speziellen Regeln; andere Projekte haben Finanzdienstleistungsrichtlinien zu erfüllen, etc.
• Ist also das geplant Projekt (in dieser Form) überhaupt durchführbar, weil zulässig?

Eine für alle Beteiligten klar verständliche Zusammenfassung der wesentlichen Fragen, die auch während der Projektlaufzeit regelmäßig zu überprüfen sind. Diese Überprüfungen haben ergebnisoffen zu erfolgen – wenn also wesentliche Punkte nicht mehr zutreffen, ist es mitunter notwendig, das Projekt auch einzustellen.

• Projektziel und –ergebnisse („Liefergegenstände“) Dies ist einer der zentralen Punkte – wenn nicht überhaupt der wichtigste Punkt im Projektauftrag: WAS soll erreicht werden?
• Das Ziel muss wirklich für jeden Beteiligten absolut klar sein (und idealerweise steht jedes Mitglied des Projektteam auch voll hinter dem Ziel!). Daher muss das Ziel in einem einzigen Satz beschrieben werden können! Und zwar in einem „normal langen“ Satz.
• Welche organisatorischen Rahmenbedingungen gelten für das Projekt; wie und wo ist es eingebettet; wer darf was mitbestimmen und vor allem wer darf NICHT in das Projekt „hineinregieren“?
• Begründung für das Projekt (nicht Ziele)
• Die Frage nach dem WARUM ist wesentlich, weil dadurch das Ziel festgelegt wird / verändert werden kann. Eine veränderte Ausgangssituation kann Begründungen und Notwendigkeiten verschieben und Ziele damit dramatisch ändern (und somit sogar Projekte hinfällig machen)
• Konkrete erwartete Ergebnisse und Messgrößen: abgeleitet aus dem generellen Projektziel ist aufzuzählen, was konkret erreicht und geliefert werden soll. Damit untrennbar verbunden ist die Festlegung, wie die Zielerreichung gemessen wird (und das ist schlussendlich dann auch auf diese Art zu überprüfen!)
• Projektabgrenzung: während der vorige Punkt auflistet, was erreicht werden soll, wird hier beschrieben, was NICHT Teil des Projektes ist. Damit werden einerseits Unklarheiten beseitigt und andererseits verhindert, dass unnötiger und unerwünschter Aufwand betrieben wird.
• Notwendige Voraussetzungen: was also ist notwendig, um die oben beschriebenen Ergebnisse zu liefern? Welche Voraussetzungen sind zu erfüllen, BEVOR das Projekt starten kann?
• Wer ist an den Ergebnissen interessiert / beteiligt? Oder anders formuliert: wer sind die Stakeholder meines Projekts? Oder noch anders formuliert: ein Projekt, an dessen Ergebnissen niemand interessiert ist, ist genauso sinnlos wie ein Projekt, an dem niemand beteiligt ist. Denn es gibt keine Projekte, die „im luftleeren Raum hängen“.
• Zeitrahmen und Budget: zu guter Letzt ist vorab festzulegen, in welchem Zeitrahmen das Projekt abzuwickeln ist – bis wann also die Ergebnisse vorliegen müssen. Und natürlich auch, welches Budget für die Erreichung der Ziele zur Verfügung steht. Anmerkung: Hierzu wird noch genauer zu reden sein; insbesondere wenn es um detaillierte Planausarbeitungen geht und auch im Kontext mit dem derzeit sehr aktuellen Begriff „agil“.

Ø  Denn: Wenn über das Grundsätzliche keine Einigkeit besteht, ist es sinnlos, miteinander Pläne zu machen (Konfuzius, chinesischer Philosoph)

Leopold Weninger, wsop